Công bố sản phẩm mỹ phẩm là một trong những thủ tục bắt buộc và điều kiện tiên quyết để sản phẩm đó được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam. Tuy nhiên để làm thủ tục công bố mỹ phẩm thì một trong những tài liệu quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ công bố mỹ phẩm đó là: giấy chứng nhận lưu hành tự do sản phẩm (CFS) và giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (POA) được quy định rõ trong quyết định 10/2012/QĐ-TTg và thông tư 06/2011/TT-BYT.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (POA) đều có những điểm tương đồng với nhau, đó đều là tài liệu do đối tác nước ngoài cung cấp cho nhà nhập khẩu tại Việt Nam nên phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có giá trị pháp lý.
Bởi vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là gì? về mặt hình thức, ta có thể hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho đương sự. Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.
Các bước để hợp pháp hóa lãnh sự CFS và POA
Trước tiên, sau khi văn bản đã có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm sẽ phải mang đến văn phòng công chứng để công chứng viên xác thực chữ ký và con dấu đó là hợp pháp. Sau đó, chữ kí và lời chứng của công chứng viên sẽ được xác thực bởi cơ quan Bộ ngoại giao của nước sở tại kèm theo chữ ký và con dấu của người đứng đầu cơ quan này. Cuối cùng văn bản sẽ được mang đến cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước đó để tiến hành hợp pháp hóa.
CPS và POA đều là giấy tờ quan trọng và cần thiết khi thực hiện việc công bố mỹ phẩm nhập khẩu, và chúng được quy định riêng trong từng văn bản pháp luật như sau:
1. Cách soạn CFS trong hồ sơ công bố mỹ phẩm
Theo quyết định số 10/2012/QĐ-TTg, giấy phép lưu hành tự do là giấy chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu sản phẩm, hàng hóa ghi trong CFS để chứng nhận rằng sản phẩm, hàng hóa và được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu.
CFS bao gồm cả các giấy chứng nhận mang lại đặc thù hoặc mang đầy đủ nội dung của CFS và các loại giấy chứng nhận có nội dung tương tự.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Chỉ áp dụng đối với trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và đáp ứng các yêu cầu về nội dung sau:
- Tên cơ quan cấp CFS;
- Số tham chiếu của CFS;
- Ngày cấp của CFS;
- Tên sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS;
- Loại hoặc nhóm sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS;
- Tên và địa chỉ của nhà sản xuất;
- Trên CFS phải ghi rõ là sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và bán tự do tại thị trường của nước sản xuất;
- Họ tên, chữ ký, chức danh của người cấp CFS và con dấu của cơ quan cấp CFS.
2. Đối với giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (OPA)
Theo thông tư 06/2011/TT-BYT, ngày 25 tháng 01 năm 2011 thì giấy Giấy ủy quyền được quy định : phải là của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Đối với Giấy uỷ quyền, để tránh những sai xót đáng tiếc và phải làm lại nhiều lần, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các đơn vị tư vấn và nên thuê họ viết Giấy uỷ quyền để đảm bảo tính hợp lệ, tính chính xác trước khi xác nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Giấy uỷ quyền trong hồ sơ công bố mỹ phẩm phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
- Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
- Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam) Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
- Thời hạn ủy quyền;
- Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
- Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.
- Để thực hiện thủ tục công bố nhập khẩu đúng quy trình, nếu bạn còn vướng mắc về mẫu thư ủy quyền hoặc các vấn đề liên quan đến công bố mỹ phẩm nhập khẩu của mình hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm.
Tham khảo: Dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu
Như vậy, cả hai giấy tờ trên đều có vai trò rất quan trọng để quyết định rằng hồ sơ công bố mỹ phẩm của bạn có hợp lệ hay không? Do vậy, CPS và POA đều cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật thì mới được coi là hợp pháp. Ngoại trừ CFS và Giấy uỷ quyền được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
