Phần mềm quản lý KPI được coi là giải pháp ưu việt nhất tính đến thời điểm hiện tại, nó giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu suất làm việc trong thời gian thực. Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời để đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên hiện nay có rất nhiều giải pháp phần mềm KPI khiến doanh nghiệp phân vân không biết lựa chọn phần mềm nào. Hiểu được điều đó, Next CRM đã tổng hợp Top 6 phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay để các bạn cùng tham khảo.
Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm quản lý KPI là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hoạt động như thiết lập, quản lý vận hành, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc so với mục tiêu đã được đặt ra. Phần mềm quản lý KPI được tích hợp với các phần mềm DMS, phần mềm quản lý khách hàng CRM. Mục đích là để cập nhật, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty được đồng nhất trên hệ thống. Sử dụng phần mềm này nhân sự có thể tự cập nhật các chỉ tiêu KPI, đánh giá kết quả KPI cho việc tính lương, thưởng trên phần mềm nhân sự.
Những vấn đề hay gặp phải khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp
- Mất nhiều thời gian trong quá trình tổng hợp file báo cáo. Vì có nhiều dữ liệu phân tán, rải rác trên nhiều nguồn khác nhau (Excel, Word, Zalo…)
- Đôi khi quá trình tổng hợp thông tin bị sai lệch. Làm cho kết quả KPI không được đánh giá rõ ràng.
- Quản lý KPI mà không sử dụng phần mềm thì thông tin không được cập nhật kịp thời. Gây ảnh hưởng đến quá trình thay đổi và đưa ra quyết định.
- KPI đánh giá bằng thủ công không mang lại hiệu quả cao, thiếu minh bạch rất dễ gây mất đoàn kết nội bộ doanh nghiệp.
- Tạo ra áp lực vô hình cho nhân viên và lãnh đạo khi yêu cầu phải gửi báo cáo hàng ngày/ tuần/ tháng.
- Không kiểm soát được quá trình phân bổ KPI cho nhân viên.
- Gây khó khăn khi so sánh đánh giá kết quả, hiệu suất làm việc của các nhân viên, phòng ban, chu kỳ làm việc.
- Không có sự liên kết giữa các phòng ban. Gây ngắt quãng trong quá trình giao tiếp nội bộ.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý KPI
Giải pháp quản lý KPI cung cấp những tính năng nổi trội. Hệ thống này có thể hỗ trợ người quản lý tổ chức công việc hiệu quả hơn. Sử dụng công cụ đánh giá KPI là phương pháp tốt nhất để đánh giá được kết quả hiện tại. Qua đó nhà quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn.
Xây dựng hệ thống mục tiêu rõ ràng cho từng bộ phận
KPI có đầy đủ những chức năng cơ bản giúp quản lý tốt nguồn lực, đồng thời đề ra mục tiêu phát triển cho từng bộ phận. Phần mềm tham gia hỗ trợ trong suốt quá trình đưa ra kế hoạch hành động cho mỗi bộ phận. Hỗ trợ việc thiết lập và sử dụng hệ thống chỉ tiêu KPIs. Các số liệu từ phần mềm mang tính chất thống kê, xác định tần suất đo và phương pháp đo hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm KPI tự động tính toán số liệu theo quý/ năm mà nhà quản lý cần.
Thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể theo vị trí, chức danh
Phần mềm quản lý KPI hỗ trợ thiết lập mục tiêu cho mỗi chức danh công việc, vị trí nhất định. Ngoài ra còn giúp đánh giá các mục tiêu và khả năng nghiên cứu mục tiêu. Từ đây, nhà quản lý có thể thiết lập công thức đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên dựa vào chỉ số đã được đề ra. Những tiêu chí đánh giá, xếp loại hiệu quả công việc được cập nhật liên tục trên hệ thống.
Giám sát tiến độ hoạt động hướng đến mục tiêu KPI
Người dùng hoàn toàn có thể theo dõi tiến độ công việc với hệ thống biểu đồ trực quan. Với đặc điểm nổi bật là sự tích hợp nhiều tính năng giúp người dùng thực hiện dễ dàng hơn, các dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống nên có thể truy xuất và lưu trữ dễ dàng. Hệ thống thông báo và thảo luận liên quan đến KPI giúp nhân viên có thể tập trung xử lý được nhiều công việc mà không bỏ lỡ quá nhiều thông tin.
Đánh giá kết quả làm việc theo mục tiêu
Phần mềm liên tục cập nhật số liệu theo thời gian thực tế. Vì thế việc xuất ra các bảng thống kê, báo cáo được chính xác rõ ràng hơn cả. Nhờ vậy, người quản lý thực hiện thu thập thông tin theo cách dễ hiểu nhất mà không sợ bị rối. Dựa vào hệ thống báo cáo chi tiết, chính xác, người quản lý có thể đánh giá khách quan được năng suất làm việc của nhân viên. Giúp đưa ra các chính sách hỗ trợ, thúc đẩy tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Các tiêu chí để lựa chọn phần mềm KPI
Có thể thấy phần mềm quản lý KPI có nhiều tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý được các hoạt động điều hành của tổ chức. Việc lựa chọn phần mềm KPI cần dựa vào nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí mà bạn có thể tham khảo để lựa chọn ra một phần mềm tốt nhất cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí đầu tư
Mỗi một phần mềm sẽ có tính năng khác nhau, vì thế mà chi phí cũng không hề giống nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn chi phí phù hợp với tài chính của mình.
Giao diện
Thiết kế thân thiện, dễ dàng sử dụng và thao tác. Như vậy, nhà quản lý không mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Do phần mềm quản lý KPI được sử dụng toàn công ty nên một phần mềm dễ thao tác sẽ giúp việc triển khai, theo dõi và đánh giá KPI được hiệu quả hơn.
Khả năng tuỳ biến cao
Do mỗi phòng ban sẽ có mục tiêu và yêu cầu khác nhau. Nên mục tiêu ngắn hạn của tổ chức sẽ đa dạng nên một phần mềm tuỳ biến cao sẽ giúp tối đa hoá giá trị đầu tư của doanh nghiệp.
Bảo mật dữ liệu
Những thông tin nội bộ của công ty là thông tin không thể bị rò gỉ. Nếu bảo mật dữ liệu không an toàn, toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị đe dọa, ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp. Vì vậy độ bảo mật của phần mềm phải được kiểm tra kĩ càng.
Tính cập nhật liên tục
Một phần mềm hoạt động tốt là phần mềm không phát sinh nhiều lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm. Bạn nên lựa chọn phần mềm thường xuyên được cập nhật và hỗ trợ để tránh gián đoạn trong quá trình làm việc của các bộ phận.
Lựa chọn SaaS (Phần mềm dạng dịch vụ)
Phần mềm dạng SaaS có nhiều ưu điểm như: chi phí đầu tư tối ưu (tính trên đầu người dùng, giao diện dễ sử dụng, thao tác ngay trên web mà không cần cài đặt, được cập nhật và hỗ trợ thường xuyên).
Top 6 phần mềm quản lý KPI Miễn phí tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý KPI – Next CRM
Next CRM là hệ thống giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động kinh doanh của mình. Với phần mềm CRM – Next CRM, doanh nghiệp có thể quản lý các chỉ số KPI một cách thông minh, xử lý dữ liệu an toàn và hiệu quả.
Tính năng chính của Next CRM:
- Toàn bộ thông tin được lưu trữ trên cùng một hệ thống và được cập nhật theo thời gian thực.
- Hệ thống báo cáo được tổng hợp tự động – kịp thời – dễ dàng truy cập.
- Có thể so sánh kết quả KPI theo chu kỳ: theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.
- Do nắm bắt được kết quả, hiệu quả công việc của cấp dưới nên dễ dàng hỗ trợ kịp thời khi cấp dưới gặp khó khăn.
- Phê duyệt/ chốt KPI kịp thời để hạn chế tối đa quá trình chỉnh sửa
- Có thể cấp quyền truy cập KPI cho mỗi bộ phận liên quan
- Nhân viên có cơ sở để theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu và lập kế hoạch cho tương lai.
- Dễ dàng theo dõi số liệu thống kê của bạn trên máy tính và ứng dụng di động
- Dễ dàng truy xuất báo cáo bằng một thao tác nhấp chuột
Phần mềm đánh giá KPI CoffeeHR
Là một phần mềm hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Được phát triển trong hơn 10 năm xây dựng của đội ngũ nhân sự OOS Software. Phần mềm đánh giá KPI CoffeeHR có thể xử lý dữ liệu KPI kinh doanh phức tạp nhất. Đây là phần mềm đánh giá KPI được đánh giá cao trong giai đoạn hiện nay.
Các tính năng nổi bật:
- Thiết lập hệ thống đánh giá phù hợp với nhu cầu của tổ chức
- Xây dựng các đợt đánh giá theo quý, tháng hoặc năm
- Quản lý mục tiêu KPI cho từng vị trí công việc phòng ban
- Hệ thống tiêu chí đánh giá & phê duyệt linh động, dễ dàng
- Chức năng tùy biến và linh hoạt theo mục tiêu của doanh nghiệp/ tổ chức
- Hệ thống đánh giá KPI đa dạng. Tùy biến theo mục đích hoạt động của phòng ban.
- Cung cấp công cụ báo cáo trực quan, chính xác. Cung cấp đa dạng mẫu báo cáo
Phần mềm quản lý KPI DOMO
Phần mềm quản lý KPI DOMO là phần mềm của nước ngoài, tuy nhiên được nhiều tập đoàn lớn tin dùng. Phần mềm đánh giá KPI Domo có chức năng tổng hợp và phân tích dữ liệu KPI dưới dạng biểu đồ, hình ảnh cực nhanh trong khoảng vài giây.
Các tính năng nổi bật:
- Tổng hợp, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
- Kết nối với Google sheet
- Cung cấp, phân tích dữ liệu đa dạng trên cơ sở các báo cáo
- Tích hợp các chỉ số KPI các cấp lên hệ thống phần mềm CRM. Giúp dễ dàng theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các chỉ số
- Mỗi cá nhân, bộ phận phòng ban có thể tự thiết lập mục tiêu hoạt động lên hệ thống. Sau đó gửi cho quản lý phê duyệt trên cổng thông tin của công ty.
Phần mềm quản lý KPI Simple
Hệ thống giao diện dễ sử dụng. Simple KPI cũng giống như các phần mềm khác là sử dụng nền tảng Cloud. Được thiết kế toàn diện để cải thiện hiệu suất hoạt động của các ngành, lĩnh vực kinh doanh. Phần mềm bao gồm cả những công cụ kinh doanh cần thiết để quản lý và trực quan hóa KPI của mình với hàng loạt công cụ: KPI dashboard, báo cáo chi tiết, tích hợp dữ liệu, phân tích dữ liệu…
Các tính năng nổi bật:
- Tạo công thức tự động tính KPI kinh doanh
- Doanh nghiệp có thể chọn từ nhiều thư viện KPI khác nhau hoặc tạo thư viện mới.
- Hệ thống báo cáo đa diện tới từng khía cạnh xoay quanh KPI trong doanh nghiệp.
- Theo dõi KPI của từng bộ phận
Phần mềm quản lý KPI Handy
Với tiêu chí đơn giản và tiện lợi, Handy KPI tập trung phát triển các giải pháp như một công cụ để đưa kết quả hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả. Bởi phần mềm chủ yếu hoạt động trên thiết bị di động.
Các tính năng nổi bật:
- Giám sát KPI của doanh nghiệp thông qua thiết bị di động.
- Thu thập, phân bổ KPI cho nhóm của doanh nghiệp trong vài giây.
- Liên kết và tải lên bảng tính Excel dễ dàng
- Phân tích sự thay đổi theo thời gian: theo ngày, theo tháng, theo năm.
- Tích hợp nhiều phần mềm quản lý khác
Phần mềm quản lý KPI HROnline
Phần mềm HROnline được hình thành và phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Phù hợp cho quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ. HROnline hỗ trợ nhà quản lý thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất một cách dễ dàng.
Các tính năng nổi bật:
- Cài đặt KPI: bao gồm KPI đơn, KPI đa chiều
- Tạo bảng đánh giá cho mỗi phòng ban và vị trí
- Chốt đánh giá và tổng hợp bảng KPI theo chu kỳ
- Phần mềm đánh giá KPI linh động theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nhân viên tự đánh giá, nhà quản lý đánh giá, xây dựng nhiều cấp đánh giá.
- Liên kếtvới các phần mềm tính lương để tính lương. Đề xuất thưởng, hoa hồng, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên.
Như vậy, Next CRM đã giới thiệu cho các bạn TOP 6 phần mềm quản lý KPI miễn phí tốt nhất hiện nay. Để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp, bạn cần xác định được mục tiêu của doanh nghiệp.
